6 Herramientas para ser más productiva

Primero de todo, quiero decirte que para mi, ser más productiva no quiere decir hacer más tareas, no, es hacer lo que tengo que hacer en un día, lo que me he propuesto y en el menor tiempo posible.

Esto lo consigo gracias a la organización que hago de mis tareas, centrándome únicamente en una de ellas y sin tener nada más abierto a la vez ni distracciones, plantear unos tiempos fijos para hacerlo sí o sí y sobre todo, las ganas, eso lo puede todo, para estudiar, para trabajar y para la vida misma.

Dicho esto… ¡Vamos allá!

Lista de tareas infinita, no gracias

Antes hacía listas de cosas que quería hacer, tanto en los estudios como en mi empresa, pero al final, me di cuenta que esas listas se quedaban ahí muertas de risa porque ni las desglosaba de ninguna manera, ni les marcaba fechas límite ni importancia.

Ahora lo que hago es tener mis objetivos principales, como por ejemplo: hacer la página web, ahora mismo la ves lista y lanzada pero en el momento en que estuve editando y creándola, habían muchas tareas por hacer, pero lo que hice fue separarlas en objetivos, por ejemplo: maquetar la página de inicio, hacer las fotos, editar las fotos, crear la cuenta de email marketing, hacer el boletín de bienvenida, grabar un vídeo de X…. y así con todo.

Si tengo que anotar algo, ideas de artículos o cosas que tengo que hacer pero que ahora mismo no les puedo asignar un día y una hora, lo que hago es o bien apuntarlas en el bullet journal si lo llevo encima o bien en la app de Google Keep (notas), que va genial, puedes hacer listas con checks o simplemente en escrito y ponerles colores y títulos para diferenciarlas.

Son objetivos que yo puedo coger mi Google calendar y marcarme una hora para hacerlos. Fin. Conseguido.

Método Pomodoro pero diferente

El método pomodoro se trata de un temporizador que cuenta 25 minutos de trabajo y 5 de descanso. Así hasta 4 pomodoros que después tienes 10 minutos de descanso.

Yo lo hago un poco distinto y sé de gente que también lo hace así. Hago 50 minutos de pomodoro y 10 de descanso. No suelo hacer 25 minutos porque suelo tardar en concentrarme, pero cuando ya lo estoy, prefiero trabajar del tirón durante un poco más de tiempo, sino todo el rato me corta la inspiración.

Así que suelo hacer entre 5 y 6 pomodoros por la mañana, unas 5 o 6 horas seguidas. Después por la tarde suelo hacer alguno más, o aprovecho para estudiar por la tarde si por la mañana no me ha dado tiempo.

Hay aplicaciones y extensiones de Chrome por si estamos en el ordenador trabajando, yo utilizo Marinara. Lo puedes configurar para que el pomodoro dure lo que tu quieras y el descanso también, incluso la música que suena cuando toca el descanso.

Centrarme en una única tarea y fijar un máximo por día

Cuando trabajas en casa, es normal que al principio no sepas cuando parar o que quieras aprovechar para hacer más tareas de las pendientes, pero es un error, ya que entonces no llevas un control de lo que tienes que hacer al día para llegar a tu objetivo principal.

Centrándote en 3-4 tareas por día, eres consciente del tiempo que necesitas para acabarlas. Yo si quiero escribir un post sé que me va a llevar una hora y media o así, después hay que editarlo, poner enlaces, hacer las fotos y editarlas también, si lleva un vídeo o un podcast, lo mismo.

Así que es mejor marcarte 2 horas para hacer ese post y como es lo importante que tienes que hacer ese día, lo haces antes de nada. Justo cuando te pones a trabajar. Después sigues con el siguiente objetivo que tenías en tu agenda, por ejemplo crear la newsletter de la semana, pues igual, te marcas un día y una hora concreta para hacerlo.

No es difícil si sigues estas pautas:

  • Qué 3 tareas quieres hacer cada día
  • Qué día de la semana vas a hacer esa tarea
  • A qué hora vas a hacer la tarea
  • Ahora, cuando llegue el día y la hora, siéntate a hacerlo.

Google Calendar, mi herramienta clave para ser más productiva

Para mi, google calendar me ha salvado la vida, en cuanto a productividad. Hace tiempo que lo utilizo pero para anotar fechas en que tengo médico y que me saltara la alarma en el móvil.

Después empecé a utilizarlo para estudiar, marcándome en un color distinto cada asignatura que tenía y estableciendo un día concreto para estudiar cada una de las asignaturas que tengo en la Uned.

Además, para trabajar me va estupendo, porque el día anterior, suelo marcar lo que tengo que hacer el siguiente día, me programo las horas, la tarea concreta que tengo que hacer y las hago todas por la mañana.

Aquí tienes una foto de ejemplo de una semana REAL de mi calendario, cuando estaba aún con el lanzamiento, gestionando mi web antes de lanzarla. Por si te puede ayudar.

Como ves, hay franjas de distintos colores que yo tengo seleccionados para cada tipo de tarea. El verde menta es para la empresa, las asignaturas de la Uned las tengo cada una con un color diferente, así lo asocio y a simple vista ya conozco de cual es cada color. Y pongo un pequeño texto en cada una de las tareas para tener claro qué tengo que hacer durante esa hora o franja de tiempo.

Google drive para guardar archivos

A la hora de estudiar o de consultar algo de trabajo, me viene genial hacer unos archivos de word o de excel en google drive.

¿Por qué allí? Pues porque me ayudan a ser más productiva, ya que si estoy fuera de casa y necesito consultar algo, o tengo que hacer tiempo y no sé qué hacer, aprovecho el tiempo para revisar qué artículos tengo que tener listos para la semana siguiente o repasar el tema estudiado ayer, o incluso avanzar con el siguiente tema:

  • Hago documentos de word con el resumen del tema que me toca estudiar
  • Tengo los libros en pdf para estudiar o leer directamente desde el móvil
  • Creo excels con los artículos que tengo que escribir cada mes, cada semana y cada día, de aquí a 3 meses más o menos.
  • También hago listas con ideas de artículos, donde apunto el título más o menos de lo que quiero hablar para después empezar a hacer el borrador si quiero en el enlace directo que tengo a mi web en el móvil.

Bullet journal

Si no sabéis lo que es, el bullet journal es una “herramienta” para tener toda tu vida organizada. Se trata de, con una libreta y bolis de colores o simplemente en negro o más decoraciones, organizas tu vida porque puedes ir haciendo los apartados que quieras en tu libreta. Es como una agenda pero completamente a tu gusto y para tus necesidades concretas.

Yo tenía uno cuando estudiaba oposiciones, en el que, como también subía vídeos a Youtube, pues tenía que organizarme muchas cosas y dedicaba una hoja a planificar las oposiciones, cuántos temas tenía, un tracking para marcar qué temas había estudiado y ver a simple vista cuantos me faltaban o cuál tenía que repasar…

Y además un calendario de youtube para organizar los vídeos que iba subiendo. Además haces un calendario anual para ir marcando si tienes fechas señaladas y llevarlo siempre encima.

Para mi es una forma de ser más productiva y tener todas las partes de tu vida, organizadas.

Os dejo una lista de reproducción que aunque es de hace tiempo y son vídeos antiguos, os puede ayudar en vuestra organización con trucos que yo seguía hace tiempo.

¡Y hasta aquí por hoy! Si no sabes como organizarte y ser más productiva, puedes contactar conmigo cuando quieras y en una sesión lo comentamos y te ayudo a ser mucho más organizada y productiva.

¡Un besazo!

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Yolanda Romero

Yolanda Romero

Coach de cambios de vida y crisis existenciales

¡Hola! Soy Yolanda y mi MISIÓN es acompañarte paso a paso en tu proceso de cambio personal y profesional, y a que veas tu sufrimiento actual como la oportunidad que esperabas para cambiar y vivir conectada contigo misma.

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